来源：WPS 官网  初步了解WPS表格-WPS学堂https://www.wps.cn/learning/course/detail/id/635.html

1、格式刷

1.1使用格式刷隔行填充颜色。

首先设置部分表格颜色，选中此区域，双击点击格式刷，然后选中其他表格区域。

这样就可以快速将表格隔行填充颜色了。

1.2使用格式刷和查找功能快速将指定单元格设置为统一颜色

若我们想将表格中所有WPS学院单元格填充为与A1相同的颜色。

首先选中A1单元格，双击格式刷。

然后使用快捷键Ctrl+F，在弹出的查找框中输入WPS学院，点击查找全部。

然后点击Ctrl+A，快速将A1单元格的格式复制粘贴到被查找的单元格中。

2、填充柄

2.1填充柄最基础的使用是顺序式填充和复制式填充。

例如我们输入1，将鼠标放置在单元格右下角，出现+字形填充柄时下拉填充单元格数据，这样就完成了顺序式填充。

除了可以按顺序填充数字，还可以按顺序填充日期、星期。

复制式填充在右侧的小工具点击“复制单元格”，数据就可以快速进行复制。

2.2填充柄还可以自定义填充。

可以在“文件”-“选项”- “自定义序列”处设置。

例如我们输入：“青铜，白银，黄金，铂金，钻石，王者 ”作为新的序列。

需要注意，每个内容之间要使用回车键进行换行操作。

设置完成后，在单元格内输入其中一个内容，填充柄会自动填充下一个内容。

2.3填充柄双击法。

在填入第一个数据后，双击填充柄。

数据会自动填充到该列的隔壁已有数据列的行范围，该列的隔壁列没有数据的行范围是不会填充的。

3、快捷键Ctrl+E

可以帮助通过对比字符串之间的关系，智能识别出其中规律，然后快速填充

3.1提取字符

如果要把所有人的生日提取出来，我们先在第一个人生日列输入其正确生日。

然后依次点击「开始」选项卡 - 「填充」按钮 - 「智能填充」按钮即可。

它的快捷键为「Ctrl+E」。

3.2替换字符

使用智能填充，我们可以把原字符串中某些字符批量替换掉。

以手机号码加密为例，我们先在第一手机号加密列输入其正确手机号。

然后依次点击「开始」选项卡 - 「填充」按钮 - 「智能填充」按钮即可。

它的快捷键为「Ctrl+E」。

3.3添加字符

使用智能填充，我们可以在原有字符基础上批量添加额外字符。

以添加书名号为例，依次点击「开始」选项卡 - 「填充」按钮 - 「智能填充」按钮即可。

它的快捷键为「Ctrl+E」。

4、快速填充

4.1向下填充、向上填充、向左填充、向右填充

以此表格为例，若我们想将第一行数据向下填充。

选中需要被填充的单元格区域，点击上方菜单栏开始-填充-向下填充。

它的快捷键是Ctrl+D，这样就可以将表格内容向下填充了。

4.2填充至同组工作表。

假若我们想将此列数据，快速填充到Sheet2和Sheet3中。

选中此列数据后，按住Shift键，选中Sheet2和Sheet3。

点击填充-至同组工作表，此时弹出“填充成组工作表”对话框，选择填充设置。

如填充全部、仅填充内容、仅填充格式。

设置好后，点击确定，就可以将数据快速填充到其他工作表中了。

4.3序列填充设置。

当我们序列填充数据表格时，可见填充为每次递增1个数值，那如何填充为每次递增10个数值呢？

点击填充-序列，在此处可以设置序列填充的行列、类型、单位、步长值与终止值。

将“步长值”设置为10，点击确定，这样就可以按照序列填充，递增10个数值了。

5、填充不连续的单元格

5.1填充相同的内容

首先按住 Ctrl 键并单击所有空白单元格，将其全部选中。

然后在最后一个单元格中输入所需数值，并按 Ctrl+Enter 快速批量填充。

这样就可以快速的将空白单元格中输入同样的数字了。

5.2填充不同的内容

使用快捷键 Ctrl+G 打开“定位”对话框，勾选定位对话框“空值”选项。

点击确定，这样就选中了A列的全部空白单元格。

需要注意的是，想要快速填充所定位的内容，需要保持选中所有空白单元格的状态。

在编辑栏中输入公式=A1，并按 Ctrl+Enter 快速批量填充。

这样就可以在不连续的单元格中快速填充不同的内容了。

6、设置数据有效性

我们要在这一列中输入性别的数据。

按住Shift键，点选要输入数据的单元格区域中，第一个单元格和最后一个单元格，快速选中单元格区域。

点击菜单栏“数据”-“有效性”，在设置中填写有效性的条件，选择“序列”。

来源中输入（男，女），注意此处要用英文逗号，点击确定。

此时不需要输入数据，直接下拉选择即可。

数据有效性还可以让我们避免输入错误数据。

例如手机号码的长度为11，我们选中单元格区域，设置数据有效性的条件为文本长度。

长度设置为等于11。

当我们输入数据时，如果多输入一位或少输入一位。

都会提示错误，能够有效避免输入错误数据。

7、下拉列表

7.1单个下拉

当数据少时，可以直接利用下拉列表手动输入。

▪框选需要添加多级列表的区域，然后点击「数据」选项卡下的「下拉列表」。

在「下拉列表」对话框内，点击右上方的新建手动输入选项即可。

7.2多级下拉

二级下拉菜单指能够根据前一单元格的内容显示对应的选项列表。

▪首先需要准备城市与辖区的对应表，这样才能够根据城市读取到相应的辖区。

▪然后全选中对应区域，按组合键「Ctrl+G」唤起定位对话框，选择常量确定。

▪接着点击「公式」选项卡下的「指定」按钮，选择首位，此时就完成名称的批量定义了。

▪定义好名称后，选择城市列，点击「数据」—「有效性」，在有效性条件栏中选择「序列」，在「来源」处选择城市名称行后确定。

▪选择辖区列，进入「数据有效性」对话框，然后选择「序列」，接着在来源处输入公式=INDIRECT（B2），确定即可。

8、数据查找

8.1通配符？   英文的?

问号（?）代表任意单个字符，即有多少个？就匹配多少个字符。

若我们想查看以“可乐”开头的四个字符。

使用查找快捷键Ctrl+F，此时弹出查找对话框，在查找内容中输入“可乐？？”。

点击「选项」，勾选「单元格匹配」，结果我们可以看到为“可乐雪碧”。

8.2 通配符*

星号（*）代表任意多个字符，包括0个字符，若我们想查看以“可”开头的字符。

使用查找快捷键Ctrl+F，此时弹出查找对话框，在查找内容中输入“可*”。

点击「选项」，勾选「单元格匹配」，结果我们可以看到为“可乐酒”、“可乐雪碧”、“可乐鸡尾酒”。

8.3波形符（~）

波形符（~）代表波浪符右侧的通配符转换为普通字符（即不是作为通配符使用）。

以“~*”为例，将*转化为普通字符*，使用查找快捷键Ctrl+F。

此时弹出查找对话框，在查找内容中输入“~*”。

结果我们可以看到为“*可口可乐”、“柠檬*可乐”，你学会了吗？

9排序

￭首先框选需要排序的数据，单击「开始」-「排序」下拉选择「降序」，在排序编辑框中可选择「扩展选定区域」或「以当前选定区域」，「以当前选定区域排序」的意思是只对当前列的数据排序，选择「扩展选定区域」。

￭如果需要按照学生名单的，姓氏首字母A到Z排序该表格，应该如何操作？

单击「排序」按钮，也可以选择「自定义排序」，框选需要排序的数据，单击「排序」下拉选择「自定义排序」，在弹出的自定义排序编辑框中，主要关键字选择C列排序依据选择数值次序选择升序，也可以单击「选项」按钮，可以选择方向和方式两个板块，选择好后单击「确定」按钮即可。

10筛选

10.1普通筛选

￭ 例如这个表格内的测试项目，包含“文字”“表格”“演示”三项。

如何筛选出“文字”的项目数据？

选中“测试项目”单元格，在菜单栏“开始”找到“筛选”.

或使用快捷键CTRL+Shift+L设置。

￭ 点击右下角出灰色折叠符展开筛选详情，可以看到数据自动分成了三个类别。

点选“文字”，数据马上提取完成了。

10.2条件筛选

￭ 在筛选中还可快速进行数字筛选，例如要提取大于90分的测试数据。

点击数字筛选，选择大于90，马上筛选完成了！

￭ 如果表格内容已经用不同颜色标志不同类别的数据，还可以选择用颜色筛选。

先设置筛选，展开筛选详情，选择“颜色筛选”，选择一个颜色，搞定！

11去重

11.1查找、删除重复项

▪第一步：选中表格，点击「数据」选项卡下「重复项」的下拉菜单，点击设置重复高亮项，此时，重复的数据已被颜色填充。

▪第二步：再次选择「重复项」下拉菜单中的「删除重复项」按钮，在弹出的「删除重复项」对话框中选择产品名称，点击「删除重复项」按钮即可删除。

11.2避免录入重复项

▪第一步：鼠标选中要防止数据重复输入的单元格区域，以本表为例，选中产品名称列，点击「数据」选项卡下「重复项」的下拉菜单，选择“拒绝录入重复项”。

▪第二步：设置好后，在该列中输入重复内容时会弹出「重复」警告框，但双击回车键可继续输入。

▪若需设置成禁止输入重复项，则需要点击「数据」选项卡下的「有效性」按钮在弹出的对话框中，出错警告页面中将样式选择为禁止，此时再双击回车键也无法在该列输入任何重复项了。

12数据核对-找差异项？？

￭ 如何快速核对这两列数据是否相同？

使用Ctrl+A全选表格

Ctrl+G打开定位，选择-行内容差异单元格，两列中的差异项马上找出来啦！

￭ 如果想对比两个工作表的数据该怎么做呢？

Ctrl+A全选第一个表格，Ctrl+C复制。

Ctrl+A全选另一个表格，右键-选择性粘贴，选择减。

这时表格数据会发生变化，显示的是两个表格数据相减的结果。

数值为非0的数据表示是两个工作表数据不相同的地方。

13数据分列

首先CTRL+A全选表格内容。

点击“数据”-“分列”，选择分隔符号分列，点击下一步，选择分隔符号。

需要注意的是，此处是默认选项逗号，是半角输入法下的逗号，就是英文字符中的逗号。

如果录入数据时，使用的是全角逗号，也叫中文逗号，要勾选“其他”输入中文逗号。

点击完成，数据马上分列了。

14条件格式

14.1筛选数据

￭以此表格为例，假如我们想筛选数量大于100并且标记颜色。

选中数量区域，点击“开始”-“条件格式”-“突出显示单元格规则”，在弹窗中可以选择大于、小于、介于、等于等等规则。

点击大于，在条件中输入100设置为浅红色填充深红色。

这样就能筛选出数量大于100并且标记为红色了。

我们也可以筛选数量前十项并标记颜色，点击项目选取规则。

在弹窗中我们可见有前10、后10、前10%、后10%等等，选择前10项。

在对话中将10设置为浅红色填充深红色，点击确定，就可以筛选数量前十项并标记红色了。

14.2数据条可以更加直观的看到数据趋势。

选中销售量区域，点击数据条，我们可选渐变填充、实心填充和其他规则。

在此我们选择渐变填充蓝色。这样更加直观的看到此项数据的趋势对比。

色阶的作用同上，选中销售量区域点击色阶，点击绿白色阶，就可以将数据趋势以色阶的方式呈现。

同样图形集也是体现数据趋势的表现方式之一。

选中销售量区域，点击图形集，我们可见有方向、形状、标记、等级等，选择等级-三个星形。

这样数据趋势就会以图形的方式呈现给大家了。

14.3自定义新规则

￭如果以上预设规则都没有你所需要的，我们可以自定义新规则。

选中销售量区域，点击新建规则，在对话框中可选择规则类型和规则说明。

例如我们在规则类型中选择仅对排名靠前或靠后的数值设置格式，在规则说明中输入前5，在预览中选择格式。

在格式中我们可以选择数字、字体、边框和图案，在此我们选择图案-黄色。

点击确定，就可以自定义设置销售量前五名标记黄色了。

我们可以在管理规则中新建规则、编辑规则和删除规则。

也可以清除规则中选择清除所选单元格规则和清除所有规则。

15汇总

15.1求和

￭ 例如我们要计算这列数据的和，点击开始-求和。

表格会自动选中此列的数据，此时按一下回车键，数据就自动求和了。

15.2求平均数、计数、最大值、最小值，我们再计算一下平均数。

同样是选中单元格，点击一下平均数，可以看到该列数据被自动框选了，按一下回车，平均数马上算出来了。

15.3分类求和--相同分类汇总求和、总的求和

我们可以看到这张表格的测试项目分为文字、表格、演示。如何以测试项目分类，快速进行各项目的汇总呢？

首先，要先对测试项目进行排序，这一步是必要的，否则分类汇总可能出错。

点击数据-升序，扩展选定区域，对表格进行排序。

中文字段的升序是按A到Z 来排列的，在这里使用降序对分类汇总也没有影响。

￭ 然后Ctrl+A全选表格数据区域，点击数据-分类汇总。

我们要按测试项目来分类，分类字段就要选择“测试项目”，汇总方式选择“求和”。

因为是要对获得勋章的数目进行汇总计算，所以汇总项选择“获得勋章”。

下面的设置保持默认，点击确定，表格自动分成了三级。

￭ 点击第一级是勋章求和的总计，第二级是以项目类别分类的数据汇总，第三级是汇总的详情。

￭ 要删除分类汇总，再点击一下分类汇总-全部删除即可。